Minutas de Reunión del Grupo Asesor en Asuntos de Comunicación del Proveedor Realizada el 26 de Mayo de 2005

Lugar: Salón de Conferencias de Medicare, 4to Piso, Triple-S, Inc.
Tiempo de Duración: 1 hora 30 minutos
Presidida por: Félix M. Rosario

Miembros Presentes

• Dr. Jorge Bertrán Pasarell-Infectólogo
• Sra. Irma Morlet – Laboratorio
• Sra. Silma Silva-Compañía Facturación San Germán y Ponce
• Lcda. Sonia Lugo-Laboratorio (en representación del Sr. José Sánchez)
• Dra. Ilia E. Zayas-Asociación Médica
• Sr. Raúl Alicea-CMS
• Sra. Ida Casablanca- Gerente, Depto. Reclamaciones-Leader de Grupo de Transición
• Sra. Ada Sotomayor-Agente Facturador
• Sra. Nilda Berreteaga-Secretaria
• Sr. Félix Rosario-Gerente, Depto. Relaciones con la Comunidad, División Medicare

Temas Discutidos

• Status/Censo de llamadas al Call Center.
• Mayoría de llamadas son con problemas en denegación de reclamaciones por falta de información.
• Transición del “Systems Applications Tool”
• IVR System: Sistema de llamadas automatizadas para el funcionamiento 24 horas del día, 7 días a la semana.
• Desconocimiento del uso de los códigos ICD9 y CD4 los cuales se están utilizando erróneamente en muchos de los estados.
• Entrenamiento a los médicos residentes sobre el manejo de los códigos y su utilidad para evitar errores en facturación. Certificación a través de educación sobre el uso de los CPT.
• Multi-Carrier System Desk-Top Tool y forma en que se llena. Que significan ciertos blancos y porqué es importante llenarlos. Enfatizó en el uso de la Región ya que este determina que clase de reclamación se está sometiendo (electrónico, papel, etc.)
• Facturación por visita primaria/inicial cuando ha visitado mas de un especialista.
• Cambio de facturación de anestesia la cual ahora será cada 15 minutos o fracción de minuto es igual a una unidad, comenzando agosto 1ro del 2005.
• El Dr. Jorge Beltrán enfatiza sobre las visitas a un especialista y este factura una visita inicial por una condición y porque es mas grave y amerita a un sub-especialista al consultarlo este también factura como visita inicial por la misma condición. Medicare solo paga la primera reclamación recibida. Se sugiere un modificador pero esto no se puede hacer a menos que el primer médico sepa que se va a ver a un segundo por la complejidad de la condición y que facturará por la misma condición.
• Explicación de Dra. Ida Casablanca sobre el nuevo sistema de Herramientas de Aplicación de Sistema y el IVR y como esto ayuda a que los proveedores estén más orientados al servicio Propio (Self Service).
• Sugerencias sobre la orientación a los médicos de cómo facturar con el nuevo sistema.
• Reclamación cuando dos médicos facturan la por la misma condición una visita inicial.
• Certificación sobre la utilización de los CPT’s y la responsabilidad del médico sobre lo que se está facturando.

Conclusión

• Continuar con los adiestramientos sobre la utilización del Multi-Carrier System-Desk Top.
• Buscar manera de adiestrar a los médicos residentes sobre los diferentes códigos para evitar la duplicidad de las reclamaciones y el uso indebido de los códigos.
• Buscar manera de certificar a los médicos en codificación y motivar en la práctica de codificación correcta (CCI).
• Evitar el alto volumen de llamadas por errores de facturación.
• Orientado al proveedor como funciona el IVR (Sistema de Respuesta Automática) y cual es su función

Asuntos Pendientes

• Educación por el uso de código inválido.
• Verificar cuando el proveedor puede utilizar el sistema (IVR) para verificar elegibilidad.
• Redactar boletines sobre la transición del nuevo sistema