Lugar: Triple-S Inc. – Mega Conference Room segundo piso
Tiempo de Duración:  6:00P.M. - 8:00P.M.
Presidida por: Jennifer Soler (Supervisora POE)

Miembros Presentes

• Jennifer Soler – Supervisora POE
• Martha Alicea – Educadora
• Ana Salerna – CMS Contract Manager
• Silma Silva – Facturadora
• Ada Sotomayor – Facturadora
• Ruth Meredy Román – Facturadora/Secretaria/Dr. Gómez Agrover
• Augusta Gómez – Facturadora/Dr. Gómez Agrover
• Alicia G. Feliberty Irizarry MD. – Proveedor
• Juan Carlos Hernández – Health Laboratory Services (Administrador)

Temas Discutidos

Bienvenida

Jennifer Soler, Supervisora, Oficina de Educación y Orientación a Proveedores Parte B preside la reunión y presenta a las educadoras, Martha Alicea y Awilda Bonilla. Impartió la bienvenida a todos, en especial a los dos miembros nuevos, que también se presentaron. Además, explicó el motivo o concepto de la celebración de las reuniones de PCOM.

Asuntos Pendientes

Facturación Electrónica MSP

Entre los asuntos pendientes está el cómo facturar Medicare Secundario a través de la facturación electrónica. Se verificó con el Departamento de Sistemas y todavía se están haciendo varios ajustes al mismo para las facturas que sean de pagador secundario exclusivamente. Hasta el momento se continúan recibiendo en papel.

Actividades Educativas llevadas a cabo

En junio – hubo dos conferencias una sobre cirugía global en Triple-S con muy buena acogida, y la otra en Ponce sobre Cuidado Crítico presidida por el Dr. Juan Schaening (director médico).

En julio – Se trabajó una tele-conferencia sobre “Pregúntele a su Contratista” sobre el tema de NPI.

También se redactaron varios artículos para el Web de temas conocidos, Medicare Pagador Secundario, NPI y Elegibilidad de Beneficiarios para HMO’s . Augusta Gómez, facturadora, presentó interrogantes sobre cómo obtener la elegibilidad actualizada del paciente. Ana Salerna, CMS Contract Manager , proveyó el siguiente número: (787) 771-3687 para especialistas de Medicare Advantage, Milagros Vargas, y Milton Martínez.

Se continúa con los adiestramientos a los representantes de servicio. Se les ofreció adiestramiento en detalles sobre la aplicación MREP.

También se ofreció una charla sobre el Medicare 101, para proveedores nuevos, con una respuesta muy positiva. El taller se repetirá para el mes de noviembre.

Las últimas actividades fueron hoy 12 de septiembre, una tele-conferencia en dos partes sobre “Cirugía Global y Códigos Rebundled, con una sección en inglés y otra en español.

Informe de status del NPI

Awilda Bonilla, educadora, informa que solo un 20% de los proveedores de Medicare han solicitado su número de NPI. Se le está notificando que obtengan su número pero que también lo compartan con el contratista. En el siguiente número de Fax: (787) 749-4189 del Departamento de Contrataciones, atención Sandra Santiago, puede notificar su número. La Dra. Alicia Feliberty Irizarry, proveedora, indica que tuvo un problema al recibir el pago por causa de dirección errónea y tuvo que obtener el NPI para poder resolver el cambio de dirección. La supervisora le indica que por instrucción de CMS para cualquier cambio hay que obtener el NPI.

Ada Sotomayor, facturadora, indica por otro lado, que si se factura en papel la remesa de pago no baja por el Easy Print (lo que baja por el Easy Print es lo que se factura electrónicamente) y ya ha hablado con Ida Casablanca y Javier Santiago en este sentido.

Actividades Educativas de CMS

Por otro lado, Martha Alicea (educadora) indica sobre la consulta a CMS de distribuir un DVD en las oficinas de los proveedores con información relevante a beneficiarios, todavía no se ha recibido respuesta de CMS.

También indicó que pueden participar en una conferencia que se llevará a cabo el 20 de septiembre de 2:00 a 4:00 de la tarde, cuyo propósito es que los proveedores puedan llevar todas sus inquietudes a las oficinas de CMS. Para poder participar deben llamar al: 1-877-357-7851 código: 23964. Es una tele-conferencia llamada Town hall Meeting donde se tiene acceso a un foro abierto que se está llevando a cabo en las oficinas centrales de CMS.  

CALENDARIO EVENTOS EDUCATIVOS

 

• 29 de septiembre – Tele-conferencia sobre NPI, sección en inglés a las 11:30 a.m. y la de español a las 3:30 p.m.
• 18 de octubre – Conferencia sobre Errores de Facturación en Reclamaciones de Medicare Parte B, en el Anfiteatro Triple-S a las 6:00 p.m.
• 5 de diciembre – Reunión trimestral Grupo Asesor PCOM, en el Mega Conference , 2do. Piso Edif. Triple-S a las 6:00 p.m.

 

Lo nuevo de CMS

Retención de Pagos

Martha Alicea, indicó que la sección 5203 del Acta del Déficit de Reducción de 2006, requiere una retenci ó n de pagos de Medicare que será durante el período del 22 al 30 de septiembre de 2006. Pero los pagos de las reclamaciones que comprendan ese período de tiempo se pagarán el 2 de octubre de 2006.

Resultados de la Encuesta de Satisfacción (MCPSS)

Jennifer Soler, notificó que se llevó a cabo una encuesta de satisfacción entre los proveedores sobre el Programa Medicare Parte B. Medicare obtuvo un por-ciento sobresaliente entre los contratistas encuestados. La evaluación consistía de varias áreas: servicio al cliente, contrataciones, reclamaciones etc.

Terminación Plan de Contingencia Remesas Electrónicas

Por Ley HIPAA, vigente el 1ro de octubre de 2006 todos aquellos proveedores que recibían la remesa tanto en formato electrónico como en papel, la versión en papel ya no se enviaría y solamente se quedarían recibiendo la factura electrónicamente. En este sentido, se concedieron excepciones a proveedores que por razones permitidas por ASCA necesitaban seguir recibiendo sus facturas en papel .

Nuevo Formulario CMS 1500

Awilda Bonilla indica que la forma 1500 se editó para colocar el encasillado del NPI. Se cambiaron unas fechas de vigencia, que aplican a las personas que continúan facturando en papel. Durante el período del 2 de enero al 30 de marzo de 2007, se podrán utilizar ambas versiones. Pero, comenzando el 2 de abril de 2007, solamente se podrá utilizar la versión nueva.

Informar los códigos de taxonomía para…

Awilda Bonilla, informa que las instituciones tienen que identificar las sub-partes en las reclamaciones institucionales con la taxonomía correspondiente. Para información adicional, ofrece la referencia de un artículo que habla sobre la política de Medicare en relación a las sub-partes. Para acceder el mismo se busca en la página de CMS bajo Regulations and Guidance – Transmittals y se escribe el número del artículo SE0608.

Foro de CMS

Jennifer Soler dio paso a la participación de Ana Salerna para la discusión de los asuntos que quedaron pendientes en la pasada reunión. La Sra. Salerna comenzó excusando a la señora Delia Lasanta, que por razones ajenas a su voluntad no pudo estar presente. Indicó que sobre lo que estaba pendiente de CMS en relación al CD-ROM con información de Medicare Advantage para salas de médico. la Sra. Lasanta exploraría que tipo de información o instrumento se utilizará para los visuales acerca de Medicare Advantage en general.

Acerca del CD-ROM que reseñe los números de NPI de proveedores, no sería posible, por que eso es individual a cada proveedor y no se puede compartir.

Ada Sotomayor indica a Ana Salerna que en Medicare Advantage (Humana), cuando se factura para servicios de hospital, se pide el número de Seguro Social del hospital. Si no lo indica no puede facturar electrónicamente. Ana le indica que le envíe una comunicación electrónica a Delia Lasanta en ese sentido.

En relación a la inquietud que se presentó sobre si los planes pudieran hacer excepciones para facturas sometidas que se deniega el pago y se someten nuevamente, indica que se necesita que se indiquen situaciones específicas donde sucede eso. Qué tipo de apelaciones se han llevado a Medicare Advantage y la información ofrecida por MA para este caso en específico. El 21 de septiembre habrá una reunión de todos los MAs con CMS. En este sentido se necesita que por medio de la página de CMS en el correo electrónico general que es: Prfo.@cms.hhs.gov notifiquen situaciones específicas que estén pasando en relación a MA para llevarlos a esta reunión. Existe un proceso de apelación como lo tiene Triple-S y COSVI. Hay que pasar por todos los procesos, para entonces indicar a CMS que se han agotado todos los recursos para recuperar el dinero, y explicar las situaciones específicas del porqué se deniega el pago. Indicó que para información adicional pueden dirigirse al CMS Manual System , donde se encuentra el Medicare Managed Care Manual”, Capítulo VI, Relationship with Providers .

Notificó también el otro asunto pendiente sobre la dificultad del proveedor para comunicarse con los Medicare Advantage, indicó en este sentido que cuando el proveedor contrata con el Medicare Advantage, este tiene que explicarle cuál es su proceso de comunicación, como por ejemplo, cuál es su provider service number o cuál es su número del Call Center etc. También se deben someter situaciones específicas y la gestión que se realizó en el proceso de tratar de comunicarse. Una lista del Medicare Advantage con sus contactos no se puede ofrecer.

Foro Abierto

Jennifer Soler, dio paso al Foro Abierto, indicando que este tenía el propósito de saber cómo los miembros del PCOM estaban dando a conocer la información que se discute en las reuniones a sus colegas. Los medios que se utilizan, o inquietudes discutidas que puedan traerse a PCOM, para que de esta forma se pueda delinear un plan de acción en términos del desarrollo de actividades educativas. Determinar también en qué forma o foro se pueden llevar a cabo estas actividades, como por ejemplo conferencias, asociaciones a las cuales pertenezcan, convenciones, y así poder seguir desarrollando actividades para fomentar las buenas prácticas dentro de Medicare Parte B. Este esfuerzo quedó pendiente a una próxima reunión donde hubiera una mayor asistencia de la matrícula.

Ada Sotomayor, presentó la sugerencia sobre el hecho de que supervisores y gerentes de diferentes departamentos de Medicare pudieran asistir por separado a ciertas reuniones de PCOM para que aportaran información relevante.

Ana Salerna, le informa que para el próximo año CMS le exige al contratista que una al Local Provider Educational Training (LPET) y Outreach (PCOM/Provider Communication), que se consolidará en una sola función en los contratistas y esto permitirá una mayor interacción de los otros departamentos.

Clausura

La reunión concluyó a las 7:30 PM.

Conclusión

En conclusión se discutieron las iniciativas nuevas de CMS, los nuevos proyectos que tenemos en agenda y aceptamos las sugerencias que se presentaron.

Asuntos Pendientes

Para CMS:

 

• Ofrecer una respuesta más amplia en relación a cómo factura Medicare Secundario a través de la facturación electrónica.
• Hacer una consulta al señor Javier Santiago o a la señora Ida Casablanca, acerca de que si se factura en papel la remesa de pago no sale por el Easy Print . ¿Hasta qué punto se podría actualizar la versión 1.8 que incluye la información de los COB?
• Cerciorarse sobre el procedimiento que siguen los representantes de servicio cuando un proveedor llama para preguntar por elegibilidad, y qué tipo de información se le puede ofrecer.
• Surgió la interrogante en el sentido de que si el proveedor cambia de banco, qué cantidad de tiempo le tomaría al sistema actualizar dicho cambio para poder recibir los pagos. Ana Salerna indica que CMS va a hacer mandatario el Electronic Funds Transfer. Pero, el proveedor tiene que determinar por sí solo dónde recibirá el pago…
• Consulta sobre qué hacer si en una corporación donde varios proveedores ofrecen servicio con un número de seguro social patronal común a todos, tendrían todos ellos que obtener el número de NPI por separado, o podrían facturar con un número de NPI (patronal) común para todos.