Minutas de Reunión del Grupo Asesor en Asuntos de Comunicación del Proveedor Realizada el 28 de septiembre de 2005

Lugar: Triple-S Inc. – Mega Conference Room segundo piso
Tiempo de Duración: 5:30P.M. - 7:15P.M.
Presidida por: Damaris M. Gill

Miembros Presentes

• Myrna Marrero – Facturadora
• Irma Morlet – Laboratorio Vascular Clínico
• Rosario Calderón – Facturadora
• Damaris M. Gill – Gerente/Oficina Comunicaciones Medicare
• Jennifer Soler – Supervisora POE/Oficina Comunicaciones Medicare
• Awilda Bonilla – POE Educator/OficinaComunicaciones Medicare
• Martha Alicea – POE Educator/Oficina Comunicaciones Medicare
• Ivonne M. Piñeyro – Secretaria/Oficina Comunicaciones Medicare

Temas Discutidos

Bienvenida Y Quórum

Damaris M. Gill, Gerente Oficina Comunicaciones, imparte la bienvenida a todos, No fue posible establecer “quórum” debido al bajo nivel de asistencia entre los participantes. No obstante, se procedió al comienzo de los trabajos de la tarde.

Aprobación Minutas Pasadas

No se presentó ninguna objeción a las minutas pasadas, por lo que las mismas fueron aprobadas sin mayor inconveniente.

• Boletín De Transición - Damaris Gill , comienza explicando que Medicare ha tenido que acomodarse a un proceso de transición que conlleva cambios, entre ellos un centro de servicio a proveedores. La División Medicare para poder cumplir con este mandato ha dividido lo que es orientación al proveedor, de lo que es servicio al proveedor y teléfono. El área de Relaciones con la Comunidad continúa manejando todo lo que tiene que ver con servicio al proveedor, teléfono, correspondencia y va a unir a estos esfuerzos el trabajar e-mail y fax a través del Sistema de Respuesta Automática (IVR por sus siglas en inglés). Acto seguido, hízo la presentación del grupo “Orientación y Educación al Proveedor” (POE, por sus siglas en inglés) Provider Outreach and Education, estructura que dirige esfuerzos precisamente a la orientación de los proveedores en general. El primer esfuerzo de educar a los proveedores nuevos se realizó el 30 de agosto de 2005.
  
  Rosario Calderón (facturadora) añade que hay que orientar bien a los proveedores sobre lo que implica el Global Period. Además de este esfuerzo se creó la posición de Especialista de investigación para asuntos del Proveedor “PRRS”, (Provider Relations Research Specialist) que es el recurso que trabaja las consultas más complejas. Por otro lado, María Ortiz y Sarah Nieves se concentran en los esfuerzos de la página electrónica, el Listserv y la publicación trimestral del boletín (Medicare Informa). En este sentido Irma Morlet (Laboratorio Clínico Vascular) indica que ahora la página está más actualizada y que se facilita el acceso a la misma y la búsqueda de información. Rosario Calderón recomienda el que se publiquen elegibilidades en la página, tales como reclamaciones, pagos e historial de pago del paciente al momento.
  
  Por otro lado, Rosario Calderón indica la problemática existente con los “109” que es cuando los pacientes tienen un Medicare Advantage y vienen a consulta con la tarjeta de Medicare. Damaris Gill le indica que se envió un boletín para orientarlos en este sentido. Rosario Calderón señala que hay que enfatizarle al beneficiario que esta incurriendo en fraude, ya que tiene una tarjeta de salud que no usa y al recibir servicios médicos, el médico que le atiende no puede cobrar.
• Sistema De Respusta Automática (IVR) - Damaris Gill , indica que entre los asuntos que Félix Rosario (ex gerente Departamento Relaciones con la Comunidad) dejó pendientes figuran el boletín de Transición, la tarjeta de cómo utilizar el IVR, y un manual de orientación para los médicos nuevos/residentes. También la orientación será extensiva a las universidades enfocada hacia los beneficios de Medicare, y el proceso de contratación.
• Residentes Nuevos/Adiestramiento CCI - CCI/Reference – Práctica correcta de codificación, este manual se puede acceder en la Internet). Las participantes comentan sobre lo complicado del proceso de facturación de reclamaciones. Rosario Calderón indica sobre la necesidad de hacerle claro al paciente cuál es su plan primario y secundario. Añade que el “Medicare Secondary Payer” no está claro, que es cuando el beneficiario tiene Medicare y se acoge a otro plan complementario.
• Informar Sobre Carta Circular Enviada A Proveedores - Damaris Gill añade que en relación al proceso de Transición se envío una carta circular explicativa a los proveedores sobre: el código C052 que se ajustó, los códigos de los nefrólogos, la corrección a la facturación de los anestesiólogos, donde el anestesiólogo tiene que facturar como lo hacía con VIPS, lo que cambia es cómo se reflejan las unidades en las remesas. En relación a los pagos suspendidos o duplicados que se cruzaron en un momento dado, fue debido a que la programación del nuevo sistema requiere que todas las letras del nombre se cotejen contra el archivo central, y esto ocasionó una gran demora en el pago de reclamaciones sujetas al sistema anterior. Rosario Calderón sugiere que se anuncie qué vendors firmaron el programa y cuáles corrigieron los problemas para VIPS.
• Próxima Actividad Educativa - Jennifer Soler (Supervisora Provider Outreach & Education) indica que el próximo esfuerzo educativo tendrá lugar el 11 de octubre a las 3:00 p.m. es una teleconferencia y trata sobre “Instrucciones nuevas de CMS sobre códigos”. También tienen en agenda adiestramientos relativos a “Ask the Contractors”. La Oficina de POE está en el proceso de definir actividades para este año las que serían notificadas por Listserv o Internet con antelación. Por último la supervisora indica que también está en proceso el actualizar la lista de miembros del PCOM, en términos de número de teléfono, fax, correo-electrónico para poder recibir comentarios y sugerencias.
• Adelanto Sobre El Listserv El Boletín Electrónico - Damaris Gill informa sobre el boletín de Evaluación y Manejo que se emitió reciéntemente. Indica que contiene anejos para códigos relevantes a facturación. Además, se trabajó una presentación interactiva con el apoyo de Jennifer Soler, donde se le presenta al proveedor tres módulos 1. Historial, 2. Examen Físico 3. Toma de decisiones. Se divide en tres módulos con sus explicaciones y las mismas contienen una auto-evaluación. Estos objetivos continuarán trimestralmente (adiestramientos en línea).
• Manual De Tarifa Fija 2006 En Cd-Rom - Por otro lado Damaris Gill añade que por segundo año consecutivo se va a tener el (Fee Schedule) (Manual de Tárifa Fija en CD-ROM y en la página de Internet. Además de las tárifas tendrá una sección de información adicional, anuncios para el año en curso, formularios para proveedores y preguntas más comúnes.
• Otros: Temas Nuevos Traídos Por Miembros Del PCOM - Rosario Calderón sugiere la posibilidad de que se efectuén reuniones de personas que facturan a médicos por especialidades. También presentó el hecho de que para los servicios de "CPO" (Care Plan Oversight), que el proveedor debe haber conocido al paciente por lo menos 6 meses para poder cobrarle.  Ella indica que no es justo, debido a que por ejemplo, si un ortopeda evalúa a un paciente en un hospital y le quiere cobrar no cualifica debido al período de los 6 meses, y este paciente no regresaría más al ortopeda. El fisiatra del hospital tampoco tiene derecho a cobrarle.

Conclusión

Tomar en consideración la sugerencia de enviar una carta a los beneficiarios acerca del código de denegación OA-109.

Asuntos Pendientes

• Incluir códigos de rechazo y denegación como parte del material de bono del CD-ROM en el web.
• Continuar con la educación a médicos residentes y proveedores nuevos.