Tipo de Reunión : REUNIÓN DEL GRUPO
ASESOR DEL PCOM
Preside : Damaris M. Gill
Asistencia :
- Damaris M. Gill – Gerente Oficina de Comunicaciones
- Martha Alicea – Educadora/Oficina Educación al Proveedor
- Awilda Bonilla – Educadora/Oficina Educación al Proveedor
- Silma Silva - Facturadora
- Irma Morlet – Laboratorio Vascular
- Ana Salerna – CMS Contract Manager
- Ariel Cubero – Supervisor – Cardio Service Aguadilla
- Linda Pérez Acevedo – Facturadora
- Marisol Cruz – Facturadora
- Haydee Rosa González – Facturadora/Ofic. Dr. Marini
- Ada Sotomayor – Facturadora
- Ivonne M. Piñeyro Polanco – Secretaria
Lugar: Salón de Conferencias/Medicare-4to
Piso/Edificio Principal/Triple-S, Inc.
Tiempo de Duración : 6:00 p.m. a 8:00 p.m.
Temas de Discusión :
Bienvenida
Damaris Gill, Gerente, Oficina de Comunicaciones saludó a todos
los miembros presente y dio la bienvenida a los siguientes miembros
nuevos que estuvieron por primera vez en la reunión. Ellos son:
Ariel Cubero, facturador, Haydee Rosa González, factutaradora y
Linda Pérez Acevedo, facturadora. Luego exhortó a unirse en una
pequeña invocación antes de comenzar con la discusión de los
temas.
PQRI
Martha Alicea, educadora indicó en relación a las Medidas de
Calidad de PQRI que anteriormente erán 74 y ahora son 119 medidas.
Exhortó a que la comunidad de proveedores verifiquen las medidas y
determinen si de las 119 medidas le aplica alguna de ellas y que
participen del programa para mejorar la calidad del servicio
médico. Indicó que existe un bono para alentar a los proveedores a
que participen del programa. Al facturar, la tarifa del servicio no
es (00) sino que es (0.01), con este cambio en la tarifa se
facturará correctamente la reclamación.
Indica Damaris Gill, como otro cambio que CMS va a motivar a la
comunidad médica a que utilicen archivos electrónicos para
registrar el pago. Señaló que también se publicaron las tarifas
fijas. En este sentido Irma Morlet, del Laboratorio Vascular indica
que hubo una baja en las mismas, pero que no ha comenzado a
trabajarlas debido a que son muy cambiantes.
CERT
Damaris Gill indicó que ya se recibió el informe de CERT con el
nivel de error como contratista. El promedio para el año pasado fue
de 14%, en mayo se redujo a un 11% y para el mes de noviembre se
redujo a un 9.7%. El porciento de error en facturación del
proveedor no ha disminuído tanto, obteniéndose un 24.5 % de error
en el aspecto de someter facturas más de una vez. En este sentido
indica que se llama al proveedor y se le informa acerca de lo
sucedido, se les explica cómo leer la remesa, y cuándo es un
rechazo o una denegatoria, pero que la causa puede ser también que
algún empleado nuevo en la oficina, no entienda el proceso por lo
que debido a esto aumenta el someter reclamaciones duplicadas.
Awilda Bonilla, educadora, señaló que en este proceso por parte
del proveedor de búsqueda de la reclamación duplicada se le pasa el
tiempo de los 120 días para poder someter la misma nuevamente.
Linda Pérez Acevedo, facturadora pregunta si existe la posibilidad
de que se pueda identificar a los proveedores con esta tendencia,
por otro lado señala que por medio de casas de facturación podría
ser posible. Indica Silma Silva, facturadora que en la mayoría de
los casos los médicos están ajenos al proceso de facturación por lo
tanto la culpa no es absolutamete del proveedor, pero, por otro
lado indica que sí tiene la responsabilidad de verificar dicha
correspondencia. Señala que la responsabilidad recae básicamente en
la “persona que le factura al médico”. Linda Pérez Acevedo pregunta
si existe una lista con los diferentes tipos de errores que se
cometen al facturar. Damaris Gill le indica que está disponible en
la Internet y se puede acceder en la página de CMS, sección
“Comprehensive Error Rate Testing” del informe de 2007, bajo el
nombre de “Improper Medicare Fee For Service Payment”. Aquí se
desglosan los servicios en los que se cometen los distintos
errores. En base a este señalamiento Damaris indica que Puerto Rico
continúa teniendo el 2do lugar más alto de error (un 4.8 de error)
en facturación de reclamaciones por proveedores en comparación con
los Estados Unidos.
Continúa Damaris diciendo que la mayoría de los errores que el
contratista detecta es en codificación por nivel. Dentro de los
níveles indica que continúan la Evaluaciones y Manejo, la visita
subsiguiente en hospital número (99233) con un 19.4 de error,
seguida por la visita subsiguiente en oficina (99215) con un 8.5 y
la consulta en hospital (99254) que tiene un 7.3 de error.
Aparte de los proveedores, señala Damaris que la facturación de
ambulancia y las certificaciones médicas son el próximo proveedor
con mayor problema de documentación no sometida. Esto se debe a que
cuando se le solicita la documentación no presentan ninguna (no
cumplen con ninguno de los elementos de CERT) por lo que hay que
recuperar todo lo facturado. A nivel de revisión médica se está
revisando más porque en la mayoría de los casos de ambulancia
cuando se le exige la documentación no tienen el documento
requerido. El informe relacionado a esto, se encuentra en la página
de CMS bajo CERT con fecha de noviembre 15 y se llama “Improper
Medicare Fee For Service Payment”. Conforme a la información
presentada en este informe es que se desarrolla el plan
educativo.
Al preguntar Damaris Gill, por alguna sugerencia en relación al
planteamiento antes mencionado, Linda Pérez Acevedo indica que hace
falta más educación. Señala que los médicos no pueden anotar todo
lo que le indica el paciente porque tendrían que grabarlo. Por otro
lado hay médicos que se quedan como una hora con el paciente y
anotan todo, pero se preguntan si realmente se está por la
documentación o por la cantidad de tiempo que se está con el
paciente.
Añade que cuando el paciente es referido y hay que
hospitalizarlo y luego va a la oficina y si se repite la condición
y tiene que regresar al hospital por la condición que aplique, el
caso es denegado como “no favorable” porque no tenía la
documentación suficiente. También cuando se muere el paciente, no
se puede someter la reclamación porque no tiene la documentación
completa.
Ada Sotomayor, facturadora, sigue la línea de pensamiento
anterior, señala que la educación al proveedor es relevante en
relación a que no es el tiempo o lo que se escriba, sino que es una
combinación de todo, y esta combinación de todo para poder
documentarla y analizarla tiene que estar a tono con los criterios.
Por ejemplo, indica que uno de los médicos para el que trabaja,
escribe mucho en el expediente del paciente y no le rechazan nada
porque cumple con los requisitos establecidos por Medicare. Indica
que independientemente de la especialidad lo importante es que la
documentación del expediente esté de acuerdo a los criterios.
Indica que es importante ofrecer ejemplos y situaciones sobre lo
que se pretende, que no sea solamente el que se lea la
información.
Irma Morlet, indica que en una conferencia de la Sociedad de
Tecnología Vascular en la que estuvo presente, se incentivó a los
médicos a mejorar la calidad de los servicios de estudios
vasculares, debido a que no siempre el personal que los realiza es
el más indicado para ello. Indica que aquí en PR se hízo una
política médica donde se refleja que solamente algunas
especialidades específicas y los laboratorios acreditados los
pueden realizar.
En relación a la calidad en los servicios médicos, se realizó
una conferencia sobre PQRI para facturadores ofrecida por el Sr.
Raul Alicea donde se habló en general sobre el tema. Debido a que
el tema es muy complejo, en términos generales el mensaje no se
transmitió adecuadamente a la audiencia. Ana Salerna , CMS Contract
Manager, sugirió el que se haga un seminario o conferencia en la
reunión de PCOM para orientación y aclaración de dudas en general y
que se invite personal experto que pueda manejar adecuadamente el
tema. Martha Alicea, indicó sobre la posibilidad de que se diera
una conferencia por parte de la oficina de orientación al proveedor
en un horario flexible para los asistentes.
Sylma Sylva, señaló la importancia de que el médico se involucre
en el proceso de facturación en su oficina, para que de esta forma
pueda visualizar “las auditorías” que se le puedan presentar como
facilitadoras en el proceso de aprendizaje al someter sus
reclamaciones.
FORO ABIERTO
En esta sección de preguntas, comentarios y sugerencias, Irma
Morlet indica su situación con el programa para las facturas de
Medicare Secondary Payer. Al tratar de pasarlas por Inmediata no le
fue posible. Pregunta, si las mismas se podrían traer para
procesarse directamente aquí. Se le indicó sobre la posibilidad de
enviar una carta indicando que debido a esta situación y porque
solamente enviaría las reclamaciones de MSP, podría procesar las
mismas en papel, a pesar de que tiene alrededor de un año
procesandolas electrónicamente. Damaris le indica que verificará
con el personal pertinente dicha posibilidad. Además le dijo que
tiene también las opción de, solicitar BBS, y verificar que no
tenga algún édito que indique que solamente esta autorizada a
facturar electrónicamente, para que entonces pueda facturar en
papel.
Linda Pérez Acevedo presentó la situación en relación a que
cuando se llama al número libre de cargo de Medicare para preguntar
por información acerca de un beneficiario, y a usted se le indica
que tiene que decir la fecha de nacimiento del beneficiario; ella
pregunta ¿qué tiene que ver la fecha de nacimiento del beneficiario
con la privacidad de una persona? ¿Porqué no se puede someter otra
información del beneficiario para que la pregunta pueda ser
contestada? Se le indicó que tiene que indicar la fecha exacta de
nacimiento del beneficiario para propósitos de identificación.
Debido a que puede existir la posibilidad de que haya más de una
persona con el mismo nombre y lo que cambie sea la fecha de
nacimiento. También por propósitos de privacidad, no se puede
preguntar por información de un beneficiario a menos de que la
persona que pregunta por la información pueda identificar
adecuadamente al beneficiario del cual requiere la información.
CONCLUSIÓN
En conclusión se discutieron las iniciativas nuevas de CMS, los
nuevos proyectos en agenda y aceptamos las sugerencias que se
presentaron.
ASUNTOS PENDIENTES
- Próximo adiestramiento sobre PQRI - A efectuarse el 16 de enero
de 2008, en el Conference 2do Piso Edif. Principal Triple-S Inc. a
las 5:00 p.m.
- Próxima actividad educativa – Conferencia sobre Medicina
Nuclear a efectuarse el 23 de enero en el Hospital Buen Samaritano
en Aguadilla, PR.
CLAUSURA
La reunión concluyó a las 8:00 P.M.